Ca fait tellement longtemps que l’on attendait cette fonctionnalité qu’on y croyait plus. Lancée en pilote en Winter ’18, prévue GA en Spring ’21 puis annulée, elle est enfin là! A partir de la Summer ’23, il sera possible de créer des devis sans opportunités.
Alors vous me direz, super, mais dans tous les cas on devra continuer à synchroniser avec les Opportunités pour pouvoir bénéficier de tout à tas de fonctionnalités orientées Sales qui se basent elles, sur les Opportunités, et pas sur les Quotes.
En gros, on pourrait se dire que c’est bien mais que ça ne sert pas à grand chose au final. Voyons ça.
Cas d’usage
#1 : le client ne travaille pas avec des opportunités
Cela peut nous sembler logique d’utiliser des opportunités, mais dans les faits, beaucoup de clients n’ont pas cette notion dans leur processus business. Dans la vie de tous les jours, un client va nous demander un devis, on l’établit, et une fois validé on passe à la commande ou directement à la facturation.
Les opportunités sont cependant utiles lorsque l’on veut regrouper plusieurs versions de devis, mais il faut garder à l’esprit que ce concept d’opportunité est loin de faire l’unanimité des clients qui utilisent Salesforce.
Cependant, il reste deux points à garder à l’esprit :
- Beaucoup de fonctionnalités Sales se basent sur les Opportunités, et non les Quotes. Donc il serait intéressant d’avoir un processus qui crée automatiquement une Opportunité liée lorsque le devis est accepté.
- Créer un devis orphelin, sans même indiquer le Compte lié est à proscrire. Le but d’un CRM est d’établir une vision 360° des comptes. Il faudra ad minima lier le Devis au Compte (ce qui est également un prérequis pour mettre en place l’automatisation citée dans le premier point)
#2: il faut réassigner les devis à un nouveau propriétaire
Le commercial en charge du devis peut quitter l’entreprise, et il est alors nécessaire de réassigner les devis au nouveau commercial en charge du compte ou de l’opportunité.
Une des autres restrictions liées jusqu’à aujourd’hui était le changement de propriétaire (Owner).
Il est important ici de distinguer les notions de visibilité (master/detail) et de responsabilité, les deux étant portées par le Ownership.
#3: deux devis sont confirmés pour la même opportunité
Ici c’est un cas classique qui illustre bien la différence entre théorie et pratique.
Prenons l’exemple d’une société d’assurance propose plusieurs produits : Vie, Auto, Habitation…
Il n’est pas rare que suite aux discussions avec le client, plusieurs devis soient établis sous la même opportunité. Bonne ou mauvaise pratique, c’est discutable. Toujours est-il que dans les faits, c’est ce qui se passe.
Le client confirme deux des devis proposés. Premier problème: il n’est possible de synchroniser une opportunité qu’avec un seul devis. Second problème: le montant de l’opportunité devrait être égal à la somme des devis, ce qui est impossible à cause de cette synchronisation unique.
On se retrouve donc à devoir faire une copie de l’opportunité, y rattacher une copie du devis (potentiellement via une automation), en prenant en compte tous les enregistrements enfants. Alors que le plus logique aurait été de rattacher le second devis à une autre opportunité. Ce qui n’était pas possible.
Activation de la fonctionnalité
Avec cette nouvelle fonctionnalité, on couvre donc les 3 cas :
- le changement de Owner
- le changement d’Opportunité parente
- la création de devis sans Opportunité
Je tiens à le préciser parce que dans les release notes, on ne parle que du dernier point.
A noter que cette fonctionnalité doit être activée via le Setup.
Voici une démo du comportement avant/après activation (activez les sous-titres pour afficher les commentaires)
Amélioration du processus général
Si vous devez activer cette fonctionnalité, je vous conseille de prendre en compte quelques évolutions complémentaires.
Premièrement, ajoutez le champ « Account for Quote » (QuoteAccountId) et rendez-le obligatoire afin de conserver le lien entre Quote et Account.
Ensuite, gérez les différents cas. Si le devis est rattaché à une opportunité, le champ « Account Name » (AccountId) sera calculé automatiquement, mais le champ « Account for Quote » (QuoteAccountId) ne le sera pas, à moins de le faire manuellement.
Dans l’autre sens, si le devis n’est pas rattaché à l’opportunité, seul le champ « Account for Quote » (QuoteAccountId) peut être valorisé.
Créez une automatisation (Flow/Trigger) pour couvrir l’ensemble des cas : Si AccountId est renseigné, QuoteAccountId prendra la même valeur.
Créez finalement un automatisation (Flow/Trigger) pour créer automatiquement une opportunité lorsque le devis est validé:
- Démarrez l’automation lorsque le devis passe à Validé, qu’il n’est pas rattaché à une opportunité et que QuoteAccountId est valorisé.
- Créez une opportunité, utillisé QuoteAccountId pour identifier le compte.
- Mettez à jour le devis pour le lier à l’opportunité créée.
- Synchronisez l’opportunité avec le devis lié.
Liens utiles
Release notes: https://ideas.salesforce.com/s/idea/a0B8W00000GdlHuUAJ/quotes-without-opportunities-pilot-winter-18
Ideas liées :
https://ideas.salesforce.com/s/idea/a0B8W00000GdlHuUAJ/quotes-without-opportunities-pilot-winter-18